如何在HubSpot中管理邮件记录？HubSpot邮件使用FAQ

HubSpot作为一款强大的客户关系管理（CRM）工具，通过连接个人邮箱和团队群组邮箱，可以实现邮件记录与CRM系统的无缝集成。这种集成不仅允许用户在HubSpot平台内直接收发邮件，还能将邮件内容同步到客户联系人、公司和交易订单等数据中，能够极大提升团队协作效率，确保重要沟通不会丢失，并为用户提供了全面的客户互动历史视图。无论是个人用户还是团队，HubSpot的邮件管理功能都能满足多样化的需求，使邮件沟通变得更加智能和高效。

HubSpot中可以如何管理邮件？

在HubSpot中，可以通过连接个人邮箱、团队群组邮箱实现邮件管理。

邮件内容可以同步到CRM中的客户联系人、公司、交易订单数据中，能够更方便地知道某个历史订单或者某个公司所有联系人曾经有过的邮件沟通，保证重要沟通不丢失。

一旦个人邮箱、团队群组邮箱连接后，可以在HubSpot中收发邮件，并且同步历史邮件沟通记录。

个人邮箱需要每个用户在系统设置中自行进行连接配置。

团队群组邮箱则是作为公开邮箱，在HubSpot系统中通过分配权限，可以由多人共同管理邮箱，也能够直接通过HubSpot回复邮件。

如何连接个人邮箱到HubSpot？

1.如果是Gmail/Outlook/Exchange用户，在个人设置中按照指引做账号授权，即可连接个人邮箱。

图1: 在个人设置中连接个人电子邮件

2.如果是非Gmail/Outlook/Exchange，需要连接邮箱的话，可以参考这篇文章最后一部分其他邮件提供商（ IMAP ） 的说明：https://knowledge.hubspot.com/zh-tw/connected-email/connect-your-inbox-to-hubspot

一个HubSpot账号可以连几个邮箱？

HubSpot一个账号中可以邀请多个用户，一个用户可以连接多个邮箱到HubSpot。

HubSpot账号和用户有什么区别？

每一个HubSpot账号可以理解为一个公司，或者一个网站。如果有一家正在运营的公司，有3个业务，3个业务有3个网站，则建议可以注册3个HubSpot账号。每个账号的数据都是独立的，网站追踪数据、邮件内容都不能和其他账号共用。

一个账号里可以有多个用户，免费版本的HubSpot 支持最多邀请5个用户；付费版本的HubSpot则是根据用户数量来进行收费。

如何把邮件保存到HubSpot CRM？为什么我连了个人邮箱后，看不到我的邮箱？

连接了个人邮箱，与许多外贸CRM软件不同，HubSpot里不会出现一个“个人收件箱”的概念。Hubspot中的邮件记录同步的意义是在于日后可以按照客户、公司来看团队所有成员曾经有过的沟通记录。

如何在HubSpot中查看邮件记录？

HubSpot没有个人收件箱来查看邮件记录。如果是想要查找某个客户联系人、某个公司、某笔订单历史有过的邮件沟通记录，可以在HubSpot中按照联系人、公司、订单来查看邮件。这也就意味着，如果团队有多个人和客户有过邮件沟通，多人的邮件沟通都可以同步到HubSpot中这个客户的联系记录下。

图2: 在联系人界面查看历史邮件记录

图3: 在交易订单界面历史邮件记录

也可以在团队群组邮箱中查看群组邮箱的邮件记录。

如何将个人电子邮箱的邮件记录保存到HubSpot中？

连接了个人邮箱之后，有2种方式可以把邮件记录保存到HubSpot里：

1. 如果用Gmail/Outlook，在HubSpot里做好个人账号连接之后，安装HubSpot sales插件。并且在插件里做好邮箱和HubSpot账号的连接。
   https://knowledge.hubspot.com/zh-tw/connected-email/how-to-install-hubspot-sales

- 如果客户已经在HubSpot，个人邮箱连接后，邮件信息会自动同步。不需要做别的什么。

- 如果客户不在HubSpot，个人邮箱连接后，需要先回复客户邮件，并且在插件里选择保存邮件，邮件和客户才会被保存同步到HubSpot里。

2. 如果用的不是Gmail/Outlook，邮件如果用的是阿里云/华为云等服务商的邮箱，在阿里云/华为云邮箱里回复客户，回复的时候需要邮件密送一个地址，回复之后，邮件和联系人会被同步到HubSpot里。如果不想回复客户，只想先把客户的邮件和客户信息保存到HubSpot，可以点击转发邮件，单独密送邮件。
   密送的地址每个HubSpot账号都不一样，可以参考这篇文章获取自己账号的密送地址：https://knowledge.hubspot.com/connected-email/log-email-in-your-crm-with-the-bcc-or-forwarding-address

想要了解HubSpot的更多功能？点击下图获取HubSpot中文指南。